Depuis l’entrée en vigueur de la Loi 16, les administrateurs de copropriété font face à plus de responsabilités.
Heureusement, avec des outils technologiques et logiciels tels que Condo Manager, UpperBee, CondoFix, Toolbox, Hoodi, AGConnect et Quickbooks, ils centralisent les documents, planifient les travaux et suivent le fonds de prévoyance en quelques clics.
Fini la paperasse interminable et les oublis, ces outils font gagner un temps fou aux administrateurs et limitent les erreurs de gestion. Et que dire de l’accessibilité ? Toutes les informations sont facilement accessibles pour le CA et les copropriétaires.
Comment la Loi 16 change-t-elle la gestion de copropriété pour les administrateurs ?
Entrée en vigueur pour promouvoir la transparence et pourvoir à la qualité des bâtiments en copropriété, la Loi 16 transforme complètement le rôle des administrateurs.
Depuis le 14 août 2025, ils doivent désormais assurer l’entretien continu du bâtiment et en planifier les besoins à long terme. Ces nouvelles exigences demandent assurément plus de rigueur, d’organisation et de transparence de leurs parts.
Au Québec, ils sont notamment responsables de :
- Tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble
- Faire réaliser une étude du fonds de prévoyance
- Fournir des attestations sur l’état de la copropriété
Pour mettre fin, une fois pour toutes, aux problèmes de gestion et éviter les erreurs, les administrateurs doivent accéder rapidement à tous les documents, rapports d’experts et preuves de leurs décisions, d’où l’importance croissante des outils technologiques.
Quels outils technologiques utiliser pour aider les administrateurs de copropriétés à respecter la Loi 16 ?
Dans l’objectif de centraliser tous les documents, suivre les entretiens obligatoires, planifier les travaux à venir et faciliter le quotidien des membres du CA, le marché regorge de logiciels spécialement conçus pour la gestion de copropriété au Québec.
En conformité avec la Loi 16, voici un aperçu des outils les plus utiles :
Condo Manager - Logiciel de comptabilité, de gestion et de communication
Condo Manager est l’un des logiciels les plus connus au Québec pour la gestion de copropriétés. Il aide les administrateurs à centraliser l’information et à gagner du temps dans la paperasse quotidienne.
- Gestion automatisée de la comptabilité (charges communes, paiements, budgets)
- Portail pour les copropriétaires (documents, messages, suivis)
- Rapports financiers clairs et conformes aux exigences de la Loi 16
- Suivi des entretiens et rappels de maintenance
Ce logiciel est particulièrement propice aux syndicats de moyenne à grande taille.
UpperBee - Solution tout-en-un pour la comptabilité et la gestion immobilière
UpperBee simplifie la gestion financière et administrative des copropriétés avec un tableau de bord complet pour les petites et grandes copropriétés.
- Gestion comptable complète (revenus, dépenses, rapports)
- Carnet d’entretien numérique intégré
- Suivi des fournisseurs et des bons de travail
- Application mobile pratique pour le conseil d’administration
Cet outil moderne et très complet est autant apprécié par les administrateurs que par les gestionnaires professionnels.
Gestion Toolbox - Application de la planification de la gestion d’actifs
Développée et orientée vers l’intelligence artificielle, l’application Toolbox infonuagique garantit l’accès à toutes les informations pertinentes partout et en tout temps.
- Planification des entretiens obligatoires et préventifs
- Gestion des échéanciers et priorisation des travaux
- Production de rapports automatisés et projections dynamiques
- Suivi des inspections et mises à jour optimisées
Avec des options de personnalisation, d’intégration et de production, Toolbox se démarque de la concurrence.
CondoFix - Logiciel de gestion de carnet d’entretien, attestation et plus
Pour tirer le maximum du carnet d’entretien de copropriété, CondoFix répond à cette règle via un système intuitif et facile à utiliser. Pour les syndicats et les gestionnaires de copropriétés, CondoFix sert de mémoire collective de la maintenance effectuée sur les équipements des parties communes.
- Création et mise à jour du carnet d’entretien numérique
- Consignation des attestations et documents légaux
- Alertes automatiques pour les inspections à venir
- Interface simple et claire
Même les petites copropriétés ont de la facilité à intégrer ce système à leur gestion.
Hoodi - Logiciel de carnet d’entretien numérique pour copropriété de toutes tailles
Le guide des copropriétés Hoodi, destiné à aider les syndicats de copropriété à se conformer à la Loi 16 est adapté aux besoins des petits comme des grands immeubles.
- Planification optimale des travaux d’entretien
- Inventaire détaillé des composantes de l’immeuble
- Historique complet et traçabilité des changements
- Stockage illimité des documents importants
- Production de l’attestation sur l’état de la copropriété
Avec une gestion en temps réel, Hoodi a déjà satisfait plus de 2 000 syndicats de copropriété.
Étude de Fonds de Prévoyance - Plateforme de référencement
Dans le but d’aider les administrateurs à trouver les professionnels (inspecteurs, évaluateurs, architectes, etc.) dont ils ont besoin pour réaliser l’étude de fonds de prévoyance, notre plateforme est le réseau d’experts dont toutes les copropriétés ont besoin.
- Mise en relation avec des experts qualifiés partout au Québec
- Comparaison de 3 entreprises spécialisées en un seul endroit
- Conformité à la Loi 16 garantie
- Rapide, gratuit et sans engagement
Pour les petites, moyennes et grandes copropriétés, le réseau n’offre que des avantages.
AGConnect, Zoom et Microsoft Teams - Plateformes de communication
Pour tenir des assemblées générales virtuelles et des réunions entre administrateurs, ces plateformes fluidifient la communication.
- Réunions à distance
- Partage d’écran et documents en direct
- Comptabilisation de vote à distance
- Enregistrement des rencontres
Ensemble, elles facilitent la transparence du partage d’information ainsi que la participation des administrateurs et des copropriétaires aux rencontres.
Quickbooks - Logiciel comptable, factures, revenus, dépenses
Même si Quickbooks n’est pas spécialement conçu pour les copropriétés, cette solution comptable est reconnue pour la tenue de livres et la gestion des flux financiers.
- Suivi des revenus et dépenses
- Création automatique de factures et reçus
- Production de rapports financiers en temps réel
- Intégration facile avec d’autres outils de gestion
Particulièrement recommandé pour les petites copropriétés, Quickbooks aide les administrateurs à garder le contrôle des finances.
Quel est le prix d’un logiciel de Loi 16 pour les syndicats de copropriété ?
Le prix d’un logiciel de gestion de copropriété dépend du type d’abonnement, du nombre d’unités, des modules activés et de la grandeur de l’immeuble. Voici ce que vous devez savoir :
- Nombre d’unités privatives : Plus il y a d’unités, plus le coût est élevé.
- Fonctionnalités incluses : Exemple : carnet d’entretien, fonds de prévoyance, rapports automatisés, portails copropriétaires, maintenance préventive, attestation, etc.
- Type d’abonnement : Forfait mensuel ou annuel, paiement par utilisateur / unité, coût fixe selon l’immeuble, ou coût progressif selon le volume.
- Support et mise à jour : Support technique, hébergement cloud, sécurité des données, mises à jour régulières (corrections, nouvelles fonctionnalités).
- Intégrations et personnalisation : Connection du logiciel à d’autres outils et personnalisation des rapports.
Logiciels Loi 16 Syndicat - Tableau comparatif des principaux outils technologiques
Que les logiciels soient gratuits ou payants, voici un bref aperçu des coûts approximatifs des outils technologiques précédemment présentés.
| Outils technologiques | Fonctionnalité principale | Coût approximatif |
|---|---|---|
| Condo Manager | Gestion complète de copropriété (comptabilité, communication, documents) | n.d. |
| UpperBee | Plateforme de gestion tout-en-un | 3$ - 5$ par unité/mois |
| Gestion Toolbox | Planification des entretiens et gestion d’actifs à long terme | n.d. |
| Condo Fix | Création et mises à jour du carnet d’entretien et attestation | 20$/mois + 1$/unité |
| Hoodi | Carnet d’entretien numérique pour petites et grandes copropriétés | 150$ - 1 000$/an |
| Étude de Fonds de Prévoyance | Mise en relation avec des entreprises spécialisées en étude de fonds de prévoyance | Gratuit |
| AGConnect | Communication entre administrateurs et copropriétaires | Gratuit ou sur abonnement |
| Zoom | Gratuit (version de base) ou 17$ à 25$/mois | Gratuit (version de base) ou 17$ à 25$/mois |
| Teams | Communication et collaboration interne du CA | Gratuit |
| Quickbooks | Comptabilité, gestion des factures et dépenses | 14$ - 76$/mois |
*Les prix affichés sont à titre indicatifs seulement et sujets à changement sans préavis.*
Investir dans des outils technologiques est-il un investissement payant ?
Oui, ce n’est pas juste une dépense, mais un investissement rentable. Pour les copropriétés de 4, 10, 50 ou 100 unités, ça fait gagner beaucoup de temps. Au lieu de passer des heures à chercher des documents ou à suivre manuellement les entretiens, les bons logiciels servent à :
- Retrouver instantanément tous vos documents obligatoires (carnet d’entretien, attestations, rapports d’inspection).
- Recevoir des rappels automatiques pour les inspections ou travaux à venir.
- Partager facilement les informations avec les copropriétaires et le conseil d’administration.
- Suivre le budget et le fonds de prévoyance sans délai.
L’intégration d’outils technologiques réduit énormément les risques d’erreurs et aide la copropriété à se conformer à la Loi 16 beaucoup plus facilement.
Quels sont les avantages pour les administrateurs d’utiliser des outils technologiques ?
Il est impossible de fermer les yeux sur le fait que les logiciels de gestion transforment réellement le quotidien des administrateurs de copropriété.
- Plus besoin de chercher les documents dans des classeurs ou de courir après les factures et rapports.
- Carnet d’entretien, fonds de prévoyance, budgets et attestations centralisés au même endroit.
- Inspections et entretiens planifiés pour ne jamais rien oublier.
- Partage facile avec les copropriétaires et les membres du conseil d’administration, moins de questions répétitives.
- Gestion des revenus, dépenses et fonds de prévoyance avec des rapports accessibles.
- Toutes les décisions, documents et rapports sont archivés et accessibles en cas de vérification ou de vente.
Étude de cas UpperBee Loi 16 - Avant/Après pour un syndicat de copropriété divise à Montréal
Confronté à des difficultés pour gérer les documents, le fonds de prévoyance et le suivi des entretiens, un syndicat de 48 unités privatives à Montréal a décidé d’utiliser UpperBee.
Avant UpperBee, les administrateurs passaient en moyenne 10 heures par semaine à organiser manuellement les documents et à relancer les fournisseurs. Selon le suivi interne, la conformité au carnet d’entretien et aux rapports financiers était incomplète dans 30% des inspections annuelles.
Après l’adoption d’UpperBee :
- Avec la centralisation et les rappels automatiques, le temps de gestion hebdomadaire est passé à 4 heures.
- La conformité aux obligations de la Loi 16 a atteint 100%.
- Via l’archivage sécurisé accessible à tout moment aux membres du CA, les erreurs de saisie et oublis de documents ont été réduits de 85%.
| Indicateur | Avant UpperBee | Après UpperBee |
|---|---|---|
| Temps de gestion / semaine | 10h | 4h |
| Conformité du carnet d’entretien | 70% | 100% |
| Erreurs administratives | Élevé | Faible |
| Accessibilité des documents | Limitée | Immédiate en ligne |
Vis-à-vis d’UpperBee, les témoignages clients parlent d’eux-mêmes.
Avec une note de 4,9 étoiles, les 196 avis Google sont unanimes. D’ailleurs, en voici un exemple :
FAQ - Outils technologiques et Loi 16
Est-ce que tous les syndicats doivent utiliser un logiciel de gestion pour respecter la Loi 16 ?
Non. La manière dont les administrateurs gèrent leur copropriété est libre à eux. Toutefois, même s’ils peuvent remplir leurs obligations sans logiciel, les outils disponibles facilitent grandement leur travail.
Les outils numériques remplacent-ils les obligations légales de l’administrateur ?
Non, absolument pas. Les logiciels ne remplacent en aucun cas les obligations légales. Ce sont les administrateurs qui sont responsables de la conformité à la Loi 16.
Comment choisir le bon outil selon la taille et la complexité de la copropriété ?
Pour choisir le bon outil technique en conformité avec la loi 16, commencez par dresser la liste des besoins de la copropriété. Une fois que c’est fait, comparez vos besoins aux fonctionnalités offertes par les divers outils disponibles. Puis terminez par sélectionner un tarif équitable.
Pour une petite copropriété UpperBee, CondoFix ou Hoodi sont des options intéressantes à combiner avec des outils gratuits. Pour les grandes copropriétés, il est recommandé d’opter pour un abonnement à une plateforme complète intégrée comme Condo Manager ou UpperBee.
Prêt à simplifier le travail des administrateurs de votre copropriété ?
Que vous soyez administrateur bénévole ou rémunéré, novice ou expérimenté, votre implication, même occasionnelle, peut rapidement prendre beaucoup de temps. Mais avec des logiciels adaptés, il n’y a ni perte de temps, ni problème organisationnel, ni manque d’efficacité.
Si vous cherchez un expert local pour réaliser votre étude de fonds de prévoyance, notre service gratuit est là pour vous.
- Remplissez notre formulaire et on s’occupe de vous mettre en contact avec 3 entreprises spécialisées et qualifiées dans votre région.
Faites le premier pas vers une gestion plus simple et conforme dès aujourd’hui !
